Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Nixora, een handelsnaam van Stajan Holding B.V., gevestigd aan Printer 5, 7741 ME Coevorden, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78130921, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via nixora.nl en in het contact met klanten worden verwerkt. Vragen over privacy: info@nixora.nl.

Welke gegevens Nixora verwerkt

Nixora verwerkt alleen gegevens die je zelf geeft of die nodig zijn om een opdracht uit te voeren:

• Contact, offerteaanvragen en afspraken: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, website en de inhoud van je bericht, als je mailt, belt, appt, het offerteformulier invult of een gesprek inplant. Een offerteaanvraag wordt opgeslagen in het klantsysteem van Nixora (Nixora Control, gehost in de EU) en je ontvangt een bevestiging per e-mail.
• Klanten: adres- en factuurgegevens, KvK-nummer, gegevens over de opdracht en de communicatie daarover.
• Website: alleen na jouw toestemming gebruiken we Google Analytics voor paginabezoeken, technische apparaatgegevens en sessiestatistieken. Zonder toestemming laden we geen Analytics en sturen we ook geen cookieloze Analytics-metingen. We gebruiken geen advertentiepersonalisatie. De hostingpartij legt technische logbestanden (zoals IP-adres en tijdstip) kort vast om de site veilig en beschikbaar te houden.

Waarvoor en op welke grondslag

• Contact beantwoorden en een gesprek inplannen: op basis van jouw verzoek (precontractuele fase) of ons gerechtvaardigd belang om op vragen te reageren.
• Opdrachten uitvoeren, factureren en onderhouden: om de overeenkomst met jou uit te voeren.
• Administratie bewaren: om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst.
• Nieuws of updates sturen: alleen met jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.

Hoe lang Nixora gegevens bewaart

• Contactverzoeken zonder opdracht: maximaal één jaar na het laatste contact.
• Klant- en factuurgegevens: zeven jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft.
• Technische logbestanden van de hosting: maximaal dertig dagen.

Met wie gegevens worden gedeeld

Nixora verkoopt geen gegevens en deelt ze alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, onder een verwerkersovereenkomst of op basis van hun eigen verantwoordelijkheid:

• Vercel (hosting van nixora.nl).
• Google Ireland Limited (Google Analytics, uitsluitend na toestemming).
• Cal.com (het inplannen van een gesprek; alleen als je daarvoor kiest, dan gelden ook hun voorwaarden).
• E-mail- en agendadienst van Nixora voor de communicatie, en Brevo (Sendinblue, EU) voor het versturen van bevestigingen vanaf het offerteformulier.
• WhatsApp (Meta) als je via WhatsApp contact opneemt.
• Boekhouder en boekhoudsoftware voor de administratie.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de EU. Dat gebeurt alleen op basis van een passend beschermingsniveau, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Statistieken en cookievoorkeuren

Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Google Analytics (Google Ireland Limited) op basis van jouw toestemming. Daarmee zien we welke pagina’s worden bezocht en kunnen we de website verbeteren. We sturen geen contact- of formulierinhoud mee. URL-parameters, fragmenten en verwijzende URLs worden niet meegestuurd. Google Analytics slaat geen IP-adressen op, maar bij het maken van een internetverbinding wordt je IP-adres technisch verwerkt.

Je keuze bewaren we maximaal 180 dagen in de lokale opslag van je browser. Analytics-cookies (_ga en _ga_X19QYWGWDD) hebben een maximale looptijd van 180 dagen zonder automatische verlenging. De bewaartermijn voor gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau is twee maanden, zonder verlenging bij nieuwe gebruikersactiviteit. Samengevoegde rapporten kunnen langer bewaard blijven.

Via onderaan iedere pagina kun je weigeren of je toestemming intrekken. Intrekken stopt nieuwe metingen, verwijdert deze Analytics-cookies in deze browser en herlaadt de pagina. Eerder rechtmatig verzamelde gegevens worden daardoor niet automatisch gewist. Een verwijderverzoek kun je sturen naar info@nixora.nl.

Google kan gegevens buiten de EU verwerken. Meer informatie vind je in Googles privacybeleid en de voorwaarden voor gegevensverwerking. Het gebruik van Google Analytics begint pas na jouw toestemming.

Beveiliging

nixora.nl is alleen via HTTPS bereikbaar. Klantgegevens staan in systemen met tweestapsverificatie en worden niet op onbeveiligde dragers bewaard. Een datalek wordt, als de wet dat vereist, binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@nixora.nl; je krijgt binnen een maand antwoord. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruik van AI

Nixora bouwt en gebruikt AI-systemen. Daarbij geldt: krijg je een bericht van een AI-agent of automatische assistent die Nixora voor een klant heeft ingericht (bijvoorbeeld via WhatsApp of e-mail), dan staat erbij dat het om een automatisch systeem gaat en kun je altijd een mens bereiken. Voorstellen van zo’n systeem, zoals een offerte of een afspraak, worden door een mens goedgekeurd voordat ze definitief zijn. Nixora neemt geen besluiten met rechtsgevolg voor jou op basis van alleen geautomatiseerde verwerking. Dit sluit aan op de transparantieverplichting uit artikel 50 van de Europese AI-verordening.

Wijzigingen

Nixora kan deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als er een nieuwe dienst bijkomt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.